В России все больше компаний переходят на EDI и предпочитают обмениваться информацией в электронном виде. И это неудивительно. Безбумажный документооборот значительно упрощает взаимодействие с контрагентами, позволяет экономить деньги на расходных материалах и время на пересылке документов.
Распространению электронного документооборота в нашей стране способствуют:
1. Поддержка государства, которое вводит новые законопроекты, поясняющие порядок работы с электронными документами.
2. Заинтересованность крупных компаний, которые спешат перевести на ЭДО всех своих контрагентов.
Вопрос внедрения EDI актуален для владельцев бизнеса любого масштаба и формата. Предпринимателей беспокоит, какое техническое решение выбрать, с каким провайдером сотрудничать и с чего начать переход на EDI.
Нюансы перехода на электронный обмен данными разберем в статье.
При выборе провайдера EDI обратите внимание на следующие детали:
1. Техническая оснащенность.
Технологическое оснащение должно быть на самом высоком уровне. Разные компании используют в своей работе разные учетные системы. Важно, чтобы у провайдера были оптимальные IT-решения для каждой из них. EDI система должна подходить к учетной системе как ключ к замку, а иначе сбоев в работе с электронными данными не избежать.
Технические способности потенциального провайдера должны оценить ваши IT-специалисты, ведь именно они будут помогать оператору в установке сервиса и решать с ним все вопросы в дальнейшем.
2. Спектр услуг, которые предоставляет провайдер.
Обратите внимание, какие еще услуги и сервисы предлагает провайдер. Идеально, если выбранная компания разрабатывает и поставляет на отечественный рынок сервисы электронного документооборота и дополнительные IT-решения: электронный архив, электронная печать, системы автоматизации склада и т.д. Это говорит о провайдере, как о крупном и серьезном игроке на рынке IT-услуг
3. Уровень сервиса и техподдержки.
Общение с провайдером не прекращается после установки и запуска EDI-системы. Любые сложности, которые будут возникать в процессе работы, вам придется решать совместно. Потому так важно выбрать для сотрудничества партнера, гарантирующего техническую поддержку 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Обговорите «на берегу» эти вопросы:
· Готов ли провайдер консультировать ваших сотрудников круглосуточно?
· Как быстро техподдержка реагирует на запросы?
· В каком виде будут проходить консультации: по телефону, скайпу, электронной почте?
4. Опыт и репутация компании на рынке.
Обращать внимание следует на опытных игроков на рынке IT-услуг, которые работают в этой сфере не первый год и готовы предоставить результаты своего труда. Сотрудничество с малоизвестным провайдером может показаться выгодным из-за цен, значительно ниже рыночных. Однако это всегда риск. В любой момент новичок может исчезнуть, и тогда вам придется искать провайдера снова.
После того, как вы найдете подходящего провайдера, он поможет вам выбрать оптимальный вариант подключения EDI.
Всего таких вариантов два:
1. Подключение через web-платформу.
На своей площадке провайдер создает для заказчика личный кабинет, для входа в который тот использует логин и пароль. У подключения через web-платформу есть несколько преимуществ: оно простое, быстрое и стоит относительно недорого. Вы получаете доступ и можете обмениваться электронными данными в день или через день после составления заявки.
Главный минус работы через веб-интерфейс – вы не сможете автоматизировать документооборот полностью. Данные в учетную систему в этом случае не подгружаются, и вашим сотрудникам придется заводить информацию вручную. К тому же, возможности web-платформы ограничены: при работе с большим объемом информации могут возникать проблемы.
2. Подключение с интеграцией в учетную систему.
В этом случае EDI-провайдер устанавливает на компьютер пользователя программный модуль, интегрированный с учетной системой. После подключения с интеграцией все входящие данные из EDI сервиса подгружаются в учетную систему автоматически. Отправлять электронные сообщения можно сразу из учетной системы, поэтому тратить время на ручной ввод не придется. Сроки подключения с интеграцией зависят от особенностей вашей учетной системы. Если она типовая, подключение не займет больше часа. Если же вы используете учетную систему собственной разработки, то может потребоваться несколько дней.
Таким образом, современный рынок IT-услуг предлагает подключение к EDI для компаний любого масштаба. Для малого бизнеса подойдет работа через web-платформу, для среднего и крупного – подключение с интеграцией в учетную систему.
Чтобы подключение к электронному обмену данными прошло удачно, а ваши затраты окупились, выбирайте опытных провайдеров EDI, которые предлагают комплексные IT услуги и готовы предоставить техподдержку 24/7.