Обмен документами через web-портал удобен, но только для небольшого бизнеса. Если же компания растет или через нее уже проходят тысячи документов каждый месяц, вам нужна интеграция учетной системы и сервиса ЭД. Качественная СЭД:1С не только помогает обмениваться электронными документами без участия человека, но и закрывает вопросы с архивированием, приведением документов к единому формату и взаимодействию с разными провайдерами ЭДО.
Теперь об этих и других преимуществах интеграции подробнее.
Интеграция с 1С – работа с ЭД без рутины и ошибок
После установки сервиса, интегрированного с 1С, вы можете управлять бизнес-процессами непосредственно из учетной системы. Это значительно упрощает работу с электронными документами: отправка и получение становятся мгновенными, а обработка, хранение и
анализ – удобными.
Так как документы автоматически подгружаются в 1С, сотрудники не тратят время и силы на ручной ввод данных. Они допускают меньше ошибок в документах, избавляются от рутинной работы и получают возможность заниматься более важными задачами.
Для обработки документов в этом случае требуется меньше операционистов, а значит, компания может сократить штат и сэкономить на его содержании.
Подстановка электронной подписи автоматически
Чтобы документы, которые вы передаете контрагентам, были легитимными, их нужно заверять электронной подписью. В обычных условиях эту задачу решают специальные программы, лицензированные ФСБ России.
При интеграции с 1С возможно настроить прямую связь с программой, генерирующей электронную подпись, то есть СЭД берет эту задачу на себя. Инновационное решение позволяет сэкономить время на подписании документов и проставлять ЭП на 200-250 документов за несколько секунд. Процесс можно автоматизировать полностью или создать маршрут согласования, и тогда подписание документов будут одобрять назначенные сотрудники.
Оформление ЭД с учетом требований налоговой
Качественная интеграционная система СЭД автоматически приводит документы к стандартам налоговой службы. Она генерирует квитанции ФНС и сразу же подписывает их, используя электронную подпись. Электронная отчетность мгновенно отправляется в налоговую, а значит, сотрудники не тратят время на заполнение документов, приведение их стандартам и посещение ФНС. Компания экономит не только на трудозатратах персонала, но и на бумаге.
Удобный и надежный электронный архив
Законодательство РФ обязывает бизнес надежно хранить электронные документы. В любой момент они могут понадобиться для налоговой. Если нужный документ не найдется вовремя или будет потерян, компания получит штраф или спровоцирует дополнительные проверки.
По этим причинам бизнесу, который работает с большим количеством документов, просто необходим надежный электронный архив. Он обеспечивает длительное хранение ЭД и быстрый, удобный поиск. При подключении ЭА к СЭД, интегрированной с 1С, все электронные документы попадают в архив автоматически. Электронный архив позволяет быстро найти документ по любому параметру: названию, дате создания, типу и размеру файлов, номенклатурному номеру, фрагменту текста и т.д.
Взаимодействие с различными провайдерами ЭДО
Интегрированная с 1С система электронного документооборота позволяет работать в едином интерфейсе со всеми документами. Современному сервису не важно, от кого пришли документы или к какому оператору отправились. Он одинаково успешно соединяется с разными ЭДО-провайдерами.
Как видите, интеграция ЭДО с 1С позволяет максимально автоматизировать внутренние и внешние процессы в компании. Внедрив интеграционную систему, вы сможете перевести бизнес на новый уровень и оставить конкурентов далеко позади.